O elemento chave das organizações são as pessoas, independente das dimensões. São elas que determinam os ambientes desde os mais simples até os mais complexos para se trabalharem, porém são nesses ambientes formados através de relações interpessoais que surgem os riscos das mais variáveis origens.
“As origens são: de desalinhamento e em relação ao legado dos fundadores e aos valores tangíveis e intangíveis das empresas; de falta de coesão entre proprietários e sucessores; de conflitos entre gerações; de divergências e de lutas internas pelo poder; e de propósitos conflitantes”. (ROSSETTI: ANDRADE, 2011).
Conforme definido por Gomes (2000, p. 25)
“As fraudes contra as empresas são os atos ilícitos voluntários praticados por um ou mais indivíduos, em conluio ou não com terceiras partes, com o objetivo de obter vantagens, pela falsa representação da realidade das transações econômicas e financeiras contabilizadas”.
Conforme dados apresentados pelo ACFE entre as medidas para evitar as fraudes, as principais medidas de prevenções relacionadas às pessoas, são:
Melhoria de Controles Internos: Acompanhamento dos procedimentos adotados pela empresa na execução dos processos.
Elaboração de um manual de comportamento profissional: Onde cabe a organização estabelecer um comportamento ideal para o profissional, que pode ser feito através de um código de conduta.
Treinamento profissional: Preparar o funcionário para exercer sua função de maneira especializada a fim de evitar erros e possíveis fragilidades nos processos.
Sensibilização da gerência: Humanizar a relação de trabalho do gestor com o funcionário, possibilitando a percepção da gerência diante de questões pessoais que possam influenciar no desempenho do funcionário em suas atividades.
Rodízio de funcionário: Não é indicado que somente um funcionário tenha conhecimentos das atividades realizadas, é preciso que outras pessoas também saibam realizá-las.
Alguns procedimentos podem ser adotados auxiliando no combate às fraudes e no entendimento das pessoas que estão na organização, tais como:
Escutar colaboradores, clientes e fornecedores, pois eles trarão informações que possam desmascarar atos ilícitos. Por exemplo, a organização pode adotar a criação de um canal de comunicação sigiloso onde podem ser recebidas denúncias de atos fraudulentos. Um dado relevante é que 24% das fraudes são detectadas através de informações de funcionários, pessoas engajadas que se preocupam com a sobrevivência da organização.
Revisar, questionar e verificar as informações. Podem ser adotados procedimentos para confrontar as informações com uma periodicidade.
Exigir aderência às políticas e procedimentos, revisando-as constantemente a fim de observar se estas medidas estão sendo praticadas;
Aplicação, controle e monitoramento dos controles internos;
Garantir segurança física sobre os ativos;
Aplicação de treinamentos adequados aos colaboradores;
Garantir que os colaboradores tirem férias regularmente;
Segregar atividades e funções;
Desenvolver matrizes de riscos.
Estudos realizados pela ACFE demonstram que alguns sinais podem indicar que os colaboradores estão cometendo fraudes tais como:
Estilo de vida e posse de patrimônios que não correspondem com sua renda;
Presença no trabalho fora de horários habituais;
Pressões e preocupações financeiras pessoais como: Doença na família, casamento, morte de parentes, entre outros.
Sentimentos de vingança contra a empresa, sentimento de injustiça;
Pressões incomuns e injustificadas por chefes.
É responsabilidade do departamento de recursos humanos, além dos administradores, analisarem o perfil do colaborador percebendo e apontando comportamentos e posturas inadequadas as funções, pois já foram demonstradas que na grande maioria das fraudes, os fraudadores apresentam comportamentos indevidos anteriormente. É essencial que os colaboradores sejam conhecidos e integralizados nos negócios bem como aplicar medidas para gerir pessoas, evitando que fraudes sejam cometidas.
Fonte: Lucas Marques da Silva (Consultor Tributário)
